La complexité du traitement des factures entrantes s’accroît naturellement avec l’évolution de nos opérations. En effet, plusieurs facteurs se conjuguent pour rendre le traitement de ces factures plus difficile :
- l’entreprise est naturellement confrontée à un flux de factures entrantes hybrides en termes de format et de source :
- les factures qui n’existaient autrefois qu’au format papier, se présentent désormais sous forme papier ou électronique ;
- les factures qui étaient autrefois livrées dans une boîte aux lettres physique, arrivent désormais par courrier et par e-mail dans diverses boîtes de réception, voire même sous forme de fichiers dans divers espaces ou reçues directement dans les systèmes ;
- les exigences en matière de traitement ont augmenté. L’époque d’un traitement simple pour la comptabilité est révolue. Le contenu de la facture est utilisé, détaillé, relié et analysé afin d’alimenter les systèmes d’analyse et de décision ;
- les exigences en matière de temps de traitement et donc de codage, mais aussi de validation par les différents acteurs (enquêteur, acheteur, destinataire, récepteur, payeur, contrôleur), impliquent un raccourcissement inversement proportionnel à la complexité du processus.
- la globalisation et l’augmentation de la taille des entreprises accroissent la répartition géographique des points d’achat et donc la saisie de documents tels que les factures.
Enfin, la dématérialisation de la facture entrante permet d’accéder rapidement au document original, réduisant ainsi significativement le coût de stockage, et augmentant la sécurité du stockage papier ainsi que la préservation de l’intégrité physique du document.
Préservation de l’intégrité physique du document.
Certains pays ont déjà adopté une législation qui permet la destruction de l’original pour autant que la dématérialisation soit confiée à un prestataire garantissant le respect de normes de traitement et de conservation.
Au-delà de la simple question du partage et de la conservation, il est clair que la dématérialisation des factures entrantes est le premier tremplin pour la création d’un CSP (centre de services partagés) pour le traitement des documents financiers, outre les bénéfices induits par la dématérialisation, apporte une capacité à d’industrialiser le traitement, et donc de réduire les coûts ainsi que les délais.
Si l’on garde à l’esprit que le traitement d’une facture entrante est estimé en moyenne à 17 €, aucune organisation ne serait insensible à l’idée de diviser ce coût en deux.
Réduire son coût
Puisque la technique et la réglementation ne sont plus que des obstacles, pourquoi le client accepterait-il de recevoir une facture électronique ?
L’avantage d’un enregistrement facilité de la gestion ou de la comptabilité pour le destinataire de la facture est en définitive assez limité (l’EDI ne dépasse pas quelques pourcents) simplement en raison de la multiplicité des systèmes et donc de la complexité de mise en œuvre et de maintenance. En revanche, les particuliers ou les entreprises y trouvent un avantage, car ils n’ont plus à stocker, trier, conserver un exemplaire original en format papier.
Mais des exemples de personnes qui ont perdu leurs documents stockés de manière non sécurisée, ou qui ont perdu le moyen d’accéder à ceux-ci.
Le moyen d’obtenir le consentement du client pour la dématérialisation d’une facture est donc de lui garantir des avantages sans risque. La stratégie que devraient adopter les facturiers est d’affecter une partie des économies d’affranchissement à la livraison du document dans un espace privé appartenant au destinataire et d’assurer la réversibilité et l’interopérabilité de cet espace dans le futur.
