Lorsque vous préparez un appel professionnel important avec un prospect, un recruteur ou un client, il convient de prévoir l’éventualité (assez probable) de tomber sur sa messagerie plutôt que sur lui directement. Vous serez alors confronté au fameux « veuillez laisser un message après le bip ».
Dès lors, vous seriez d’accord que ce n’est pas quelque chose que l’on puisse se permettre d’improviser. Il faut alors réfléchir au message vocal professionnel que vous laisserez, le préparer et le soigner, tant sur le fond que sur la forme. À travers ces quelques lignes, nous vous en donnons toutes les clés !
Un message vocal professionnel doit être audible
Il s’agit d’une règle de base qui peut sembler évidente, mais que vous risquez de ne pas respecter sans même vous en rendre compte à cause du stress. Pour optimaliser alors votre élocution, vous devez boire un peu d’eau et vous racler la gorge juste avant de parler, vous assurer que le micro du téléphone soit bien mis en place et de bonne qualité et, enfin, parler à un rythme correct, sans vous éterniser ni parler trop vite et en marquant de courtes pauses pour ne pas vous précipiter.
Utiliser le nom du contact dans un message vocal professionnel
Tout le monde a l’habitude d’être appelé par son prénom. Utiliser celui de votre contact dans votre message vocal l’interpellera et attirera plus son attention. Cela donnera un premier aspect plus personnel au message vocal. Ainsi, vous pourriez commencer ce dernier par « Bonjour (le prénom de votre contact), … ».
Un message vocal professionnel doit rester bref
En contactant un prospect et en tombant sur son répondeur, il est tentant de lui déballer un vrai pitch du projet ou de l’offre ainsi que toute une explication de ce que vous proposez. Mais ceci est une grosse erreur. 
S’il est interminable, votre message vocal ne donnera pas envie au contact de vous rappeler. Parlez plutôt de manière brève afin d’expliquer la valeur ajoutée de votre offre. Vous laisserez alors vos arguments pour un futur rendez-vous.
Contextualiser le message vocal professionnel
Afin de donner une raison légitime à votre appel, il convient de le contextualiser. Dans l’idéal, il y a la possibilité de s’appuyer sur une précédente rencontre ou un précédent appel téléphonique tels que :
- Une rencontre avec votre destinataire qui remonte à quelques jours ;
- Votre destinataire a rempli le formulaire que vous avez publié sur votre site ;
- Votre destinataire aurait essayé de vous appeler ;
- Il vous a demandé plus de renseignements lors d’un précédent appel.
Un exemple de message vocal professionnel
Les astuces citées plus haut sont importantes à utiliser. Pour les illustrer, voici un exemple de message vocal professionnel : « Bonjour (nom du contact), c’est (votre nom) de la société (nom de votre entreprise). Je vous appelle, car (la raison et le contexte de votre appel). Je souhaiterais discuter avec vous de (vos motivations et la valeur ajoutée de votre appel). Afin d’échanger plus amplement sur le sujet, vous pourrez me rappeler au (le numéro de votre téléphone). En vous souhaitant une bonne journée, à bientôt ! ».
